En una transmisión en vivo no hay segunda toma. Lo que falla, falla frente a cientos de personas. Por eso, en Tatanfilms el trabajo más importante de un congreso ocurre días antes del evento. Este es el checklist que revisamos en cada proyecto.
1. La conexión a internet
Es lo primero que puede tumbar una transmisión. Pide una conexión por cable, no por wifi, y que sea exclusiva para el streaming. Mide la velocidad de subida en el lugar exacto donde estará la consola, idealmente a la misma hora del evento. Como regla práctica, la subida estable debe ser al menos el doble de la calidad a la que vas a transmitir.
Ten siempre un respaldo: un segundo proveedor de internet o un módem móvil listo para entrar si la conexión principal cae.
2. La visita técnica
- Dónde se ubican las cámaras y qué ve cada una.
- Tomas de corriente disponibles y su distancia a los equipos.
- La luz del escenario: si las caras se ven bien en cámara.
- Por dónde pasan los cables sin estorbar al público.
- Quién es el contacto técnico del lugar el día del evento.
3. El audio
El público perdona una imagen imperfecta, pero no un audio malo. Toma la señal directamente de la consola de sonido del auditorio, usa micrófonos inalámbricos para los ponentes y monitorea siempre con audífonos. Si habrá preguntas del público, define con qué micrófono se van a hacer para que también se escuchen en la transmisión.
4. Presentaciones y gráficos
Pide las presentaciones con anticipación y en formato horizontal 16:9. Decide cómo vas a capturar la pantalla del ponente y prepara los gráficos con el nombre y el cargo de cada persona que habla. Revisa la ortografía de los nombres: es lo primero que notan los asistentes.
5. La plataforma
YouTube, Zoom, Facebook o una plataforma propia: cada una tiene sus ventajas. Define si el enlace será público o privado, quién modera el chat y cómo se envían las preguntas. Haz siempre una transmisión de prueba privada en la plataforma real, no solo en el equipo.
6. Los roles del equipo
- Quién dirige la transmisión y toma las decisiones en vivo.
- Quién es el contacto del cliente durante el evento.
- Quién opera cámaras, audio y gráficos.
- Quién modera el chat y lleva las preguntas al escenario.
7. El plan B
Las cosas fallan. La diferencia está en tener una respuesta lista. Usamos un switcher de respaldo, grabamos cada cámara por separado en el lugar para no depender del internet y tenemos preparada una pantalla de «volvemos en un momento» para cualquier pausa inesperada.
Una buena transmisión se nota poco. Una mala, se recuerda siempre.
8. Después del evento
La transmisión termina, pero el contenido no. Entrega la grabación completa, edita clips de las mejores ponencias para redes y revisa las métricas: cuántas personas se conectaron, cuánto tiempo se quedaron y desde dónde vieron.
Checklist rápido
- Internet por cable, dedicado y con respaldo.
- Visita técnica hecha y prueba de velocidad en el lugar.
- Audio desde la consola y monitoreado con audífonos.
- Presentaciones recibidas y gráficos revisados.
- Prueba privada en la plataforma real.
- Roles definidos y contactos a mano.
- Grabación local y plan B listos.
En resumen
Un congreso bien transmitido es el resultado de una buena preparación. Si revisas estos puntos con tiempo, el día del evento solo tendrás que preocuparte por el contenido. Estamos preparando un checklist descargable con este protocolo, y si quieres que transmitamos tu próximo evento, conoce cómo trabajamos.
